Blog de Portocarrero Proyectos

El Coste de Licitar

Creado por Portocarrero Proyectos el 11 de julio de 2019

En otras ocasiones hemos mencionado brevemente lo complejo que puede ser buscar y encontrar licitaciones para luego participar. Hoy entraremos en detalle en los costes de licitar por cuenta propia.
El principal coste de licitar se trata del coste de personal. En muy pocos casos, además del coste de personal, será necesario presentar además una garantía provisional, un porcentaje de dinero que la administración quiere en una especie de “préstamo” para garantizar que la empresa prestará el servicio. En otros casos, necesitaremos pagar por la expedición de documentos del registro mercantil, pero siendo esto muy barato, lo dejaremos fuera de los gastos. Un empleado especializado con un salario de 1.600 € mensuales tiene un coste a la empresa de 15 € por hora (seguridad social, gastos asociados y adicionales, además del propio salario).

portocarrero-licitaciones

Coste inicial, búsquedas

Varían de forma muy amplia según el sector, pero podemos decir que de media un empleado profesional, experto en el sector, puede gastar alrededor de 6 horas semanales buscando licitaciones de interés, al menos si lo hace de forma medianamente exhaustiva. 3 horas (dos veces a la semana) es el tiempo necesario para realizar la búsqueda en un día concreto, una hora leyendo títulos de licitaciones y variables resumen, y al menos dos más entrando en los pliegos y saltando a las partes importantes para ver si la empresa cumple con los requisitos de solvencia. 6 horas x 4 semanas x 13 € = 312 € al mes. (Por suerte, el empleado ejemplo es especializado, y supondremos que es bueno para todo lo demás).

Luego se precisa la atención de superior que de la orden de comenzar a preparar las seleccionadas de este primer filtro.

Entrar al detalle, segundo filtro

Al ser elegida como candidata una licitación hay que añadir las horas de lectura profunda de los pliegos, que son las necesarias para estudiar los baremos de puntuación y elaborar los índices a presentar en cada sobre. Alrededor de 4/6 horas puede tardar en extraer de los pliegos estos índices un empleado que los lee por primera vez, 2 horas uno que haya leído un pliego con anterioridad y una hora un empleado con mucha experiencia. Suponemos un coste medio de 26 € por licitación.

Nuestra experiencia nos dice que solo pasan al segundo filtro la mitad de los de la primera criba.
26€/pliego *8 pliegos/mes=208€

Preparar la documentación

Preparar la documentación base (certificados simples y anexos), aunque varía mucho, podemos estimarlo en 2 días de trabajo, es decir, 208 €. Preparar la documentación especializada… añadimos 2 días más de trabajo como mínimo (proyectos técnicos o memorias). Es decir, 208 € extra. El tiempo requerido por otras personas, incluido el CEO de la compañía, invaluable. Pero lo incluiremos más adelante.
Confeccionar caratulas y llamar al mensajero o entregar electrónicamente: 13 €, una hora más.

Coste de participación inicial

Veamos el coste para una empresa que participa en un mes en 4 licitaciones (2 complejas, 2 sencillas), después de analizar 12 posibles contratos.

  • Búsquedas: 312 €.
  • Pliegos analizados: 208 €.
  • Licitaciones complejas: 416 € * 2 = 832 €.
  • Licitaciones simples: 208 € * 2 = 416 €.
  • Entregas: 4*13= 52€
  • Tiempo dedicado para toma decisiones Gerente= ¿??

Total: 1.820 €+, lo que supone que para 4 entregas al mes empieza a ser insuficiente un único empleado.

Claro… pero hay más. Resulta que todo esto es para participar. Si resultamos adjudicatarios debemos emplear más tiempo en cumplimentar documentación adicional para formalización del contrato, y necesitaremos tiempo de atención del CEO o gerente de la compañía y otros altos cargos para decidir el precio o para firma.

En resumen, como conclusión

El coste de licitar es el salario del experto y algo más. Una persona, dedicada exclusivamente a ello, que, si tenemos suerte, se especializará hasta el punto de poder hacerlo todo en menos tiempo, seguirá siendo un coste impensable para una empresa pequeña, que no puede permitirse personal especializado (además) a tiempo completo. Y esto… siendo generosos, puesto que una persona con tanta especialización, ya sabemos que puede que no nos salga por 13 € la hora.

Lo mejor

Lo mejor, si eres una microempresa, es externalizarlo a expertos que lleven décadas en el sector, y que gracias a su experiencia puedan realizarlo todo en el mínimo de tiempo posible y con la mayor garantía, a un coste muy inferior.

Es como contratar a comerciales para clientes privados o viajar para visitar a un posible cliente e invitarlo a almorzar. O desarrollar una buena web con un blog muy activo. O pagar a Google para tener un buen posicionamiento. O pagar anuncios en la radio o en la prensa local.

Todas son acciones destinadas a la venta. Todas tienen un coste. Pero en el caso de las licitaciones el cobro ahora está asegurado y, antes de empezar, siempre firmas un contrato.

A mí me parecen las licitaciones una buena opción para aumentar nuestro volumen de negocios. Al menos, el coste de adquisición del cliente público no es mayor que el de un cliente privado…

Ya no tienes excusa.

iTenders, el buscador de licitaciones más eficaz

Etiquetas: licitación, contratos